文秘公函写作格式与范文

文秘的主要工作之一是写作，本文为大家提供写作基础指导，欢迎大家阅读借鉴。

(一)含义、功用和性质

“函”，是“适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项”的公文文体。

这里的“函”，指公函，是商洽性公文，又称询答性公文，多用于平行或不相隶属机关之间，作询问、答复、商洽、联系以至请求批准之用，不具呈报与指示作用。但又是郑重的公务，所以才称“公函”，是正式文件，要单编发函号、按程序制发、归档;与日常事务中的“便函”，像介绍信、慰问信、表扬信、批评信、贺信等不同，与私人信函也不同。

(二)类别

1.商洽、询问、请求批准的。

2.知照性的，即主动告知一件事，不需要答复。

3.答复问题、回复请求的。

前两种是主动发出的，叫“发函”，后一种是受动答复的，叫“复函”。

(三)格式和写法

“函”的写法和书信大体相同，因为是郑重的公务，所以要有一定的格式，用语要得体，要讲礼貌，不亢不卑，不能用命令的口吻，粗暴的语气。

1.函头：印有“名头”的发函纸，单编发函号，“发文字号”中加“函”字。

2.标题：写发函机关，涉及事项，文种要写明是函还是复函。

3.上款：受函机关或领导人。

4.正文：“发函”大体是开头提出问题，说明是什么事或针对、根据什么。主体表示要求，，商洽什么，告知什么，请求什么，即要对方做什么。结尾，要求何时答复及得体的礼貌用语，如“请大力协助为盼”，“望准予×x是荷”，“望能同意”;“请即函复”，“盼复”，“望早日函告”等等。有附件要写明，为送物品材料的附函，主体上写了，函尾可不再写。“复函”开头说明针对的来函，如“×月×日××号来函收悉”，有时有必要概括函的内容写进去。主体写对来函所谈事项的态度主张。结尾，如同意可写希望，不同意可提供另外的办法，也要用礼貌语词。

5.下款：发函机关，年月日，公章。

6.函尾：抄送机关。

(四)草拟公函应注意的问题

1.中心明确，不绕圈子。

2.因由清楚，不讲空话。

3.讲究礼貌，不来客套。

(五)例文简析

文秘公函例文1：

关于拟派×××同志赴香港培训的函

××工委：

我部上海海运局海员医院，于一九八五年订购了一台美产高效液相色谱仪。现应卖方香港贝克曼仪器公司的邀请，拟派上海海员医院药剂师×××赴香港接受为期一周的培训。按订货合同规定，自广州至香港往返旅费及在港培训期间的交通、宿、膳费用，均由该公司提供。

妥否，请函示。

附贝克曼仪器公司邀请信、签报一份(复印件)

× × 部

一九八六年×月×日

简析：

例文l是商洽工作请求批准的“发函”，因为不相隶属而又是主管单位，所以用“函”。正文只四句话。前三句为一段，说明原委及条件，后一句另起，很有礼貌地提出，要求批准。写“请函示”“请电示”皆可，因为是不相隶属的关系。下面是附件备查。写得明白利落。

例文2(见下页)：

国家档案局办公室、轻工业部办公厅关于推荐两种圆珠笔油墨用于书写文件的函

各省、自治区、直辖市党委和人民政府办公厅、各省、自治区、直辖市档案局、档案馆，中央、国家机关办公厅(室)，中央档案馆、中国第一、第二历史档案馆：

1983年5月30日，国家档案局就两种圆珠笔油墨可以用于书写文件的问题，向中央办公厅、国务院办公厅作了报告，两厅领导批示同意。现将报告转发给你们，请研究并逐步推荐使用322(黑)、424(纯蓝)油墨灌注的笔芯，以利今后档案的耐久保存。其中，用322黑油墨书写的文件，更适合复印和缩微摄影。

关于两种圆珠笔芯的生产安排、商标设计等事项，轻工业部一轻局已于1983年12月9日函告有关单位，现将一轻局的函一并发去，供参考。

附件：1.国家档案局《关于两种圆珠笔油墨可用于书写文件的报告》;2.轻工业部一轻局第22号函。(略)

国家档案局办公室轻工业部办公厅

1984年元月24日

简析：

文秘公函例文2是知照性发函，主动告知事项而不必复函的。标题三部、发函机关、事由和文种。上款收函单位多个用笼统式写法配合具体单位。正文，主动告知关于两种圆珠笔油墨可用于书写文件事情的来龙去脉、推荐使用，将报告批件转发去;接着两种圆珠笔芯的生产、商标等事项由生产主管部门函告有关单位，将函一饼转去。结论为“供参考”，很得当。把两份文件作为附件，注明在函末。最后是落款、单位和日期。

文秘公函例文3：

国务院办公厅关于悬挂国徽等问题 给XX省人民政府办公厅的复函

XX省人民政府：

一九八。年六月三日电悉。关于县以上地方各级人民政府悬挂国徽和挂机关名称牌子问题答复如下：

一、县以上地方各级人民政府都悬挂中华人民共和国国徽。

二、省、自治区、直辖市人民政府悬挂的国徽，直径为八十公分;自治州、县、自治县、市、市辖区人民政府及地区行政公署悬挂的国徽，直径为六十公分。

三、县以上各级人民政府悬挂的国徽由国务院统一制发。

四、国徽一般应悬挂于机关正门上方正中处。

五、县以上地方各级人民政府的建制，由于行政区划的改变等原因而发生改变时，应将不需要的国徽缴回制发机关。

六、县以上地方各级人民政府应在机关正门挂出写有机关法定名称的牌子。行政公署挂的牌子上不冠省(自治区)的名称;自治州、县、自治县、市人民政府挂的牌子上不冠省(自治区、直辖区)的名称;市辖区人民政府挂的牌子上冠市的名称;民族自治地方人民政府挂的牌子上应书写汉文和当地通用的民族文字。

牌子的大小根据建筑物的大小确定，不作统一规定。牌子为白底黑字，可以竖写或横写，由县以上地方各级人民政府自行制作。

中华人民共和国国务院

20xx年x月x日

简析：

例文3是“复函”。正文开头写来电已悉，概括指明请示询问的内容，即针对答复的范围，以“答复如下”引出答复的主体，主体分六方面完备地说明了涉及事项的政策、规定。前五条关于悬挂国徽的，包括哪级政府悬挂，哪级挂多大的，由谁制发，挂在何处和建制变动如何处置。第六条答复政府牌子的写、挂、制作问题，是标题上“等问题”的内容。答复已完，函文亦止。

(通用公文部分，选录自孙乃沅：《干部写作讲义》，中央党校出版社1986年版与】997年版.个别地方作了调整修订)

在机关应用文章的三类中，除专用公文是在专门机关、领域中使用外，一般机关里用的就是通用公文和日用公文。而日常处理公务时，不可能也不必要时时、事事正式发文、使用正式公文，而更多的是使用处理日常事务、交流信息情报的简便的日用公文，即“机关日常事务文书”。要说明的一点是，这里并不是指有以机关名义发的，有以机关的办公厅、办公室名义发的等，像“中发”与“中办发”，“国发”与“国办发”等等，它们都是正式公文;而是专指另外一类机关应用文体。这一类应用文章在机关中使用频率高、作用广泛、手续简便，在文字工作中占很大比重。使用得当、写得好，有助于提高效率、推动工作;粗制滥造、作表面文章，往往会堆成文山，成为费时无益的“肮脏的废纸”，甚至成为官僚主义、不正之风的藏身之地。现在有很多干部不大重视这些日常事务文书的写作，不用心、不把关，把滥写滥发视为当然;又认为它没有学头，没有写头，觉得谁都能对付、不肯刻意为之，写出来也就没有看头了。其实它在机关工作中具有重要作用和独特的意义，领导干部和文秘干部必须懂得它，把握它的特殊规律、写好它，让它在机关工作中充分发挥作用。