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文秘知识

一个好秘书必须具备的优秀品质

作为一名优秀的秘书,必须具备在以下八大方面的优秀品质:
一.礼貌
面对一个有教养的人,有礼貌是十分容易的事;但是彬彬有礼地接待一个十分粗鲁的人则是一种职业技能,做秘书的经常遇到这种情况。俗话说秀才遇到兵,有礼说不清。但职业要求秘书必须和各种各样的人交往,因此,有礼貌地对待任何人就成了秘书职业品质的标准。礼貌要得体而不做作,只有温和善良才是真正的礼貌。
二.分寸感
一名好秘书可以从以下三方面掌握分寸:
A.这样为人处世有分寸:自信而不自负;认真而不较真;正直而不刻板;勇敢而不鲁莽。
做秘书的确不能事事较真,但一定要真诚,处理各种人际关系,必须从长计议,与人方便,与己方便。同在一个办公室,搞好同事间的关系是非常重要的。关系融洽,心情就舒畅,这不但利于做好工作,也有利于自己的身心健康
B.这样说话有分寸:坦荡而不轻狂;赞美而不虚伪;活泼而不轻佻;自尊而不张扬。
病从口入,祸从口出。因此,上班时,尽量多做事少说话。这样做,可以避免无聊时闲谈别人的是非。即使在工作之外,也不要对同事评头论足,谁是谁非,自己心中有数。
C.这样办事有分寸:谦和而不自卑;拒绝而不冷漠;机智而不奸诈;实惠而不惟利。
三.谦虚

职业秘书怎样才能拥有领导满意的文笔

职业秘书的工夫体现在写作上,而且主要是应用文体的写作上,他的文章能在充分表述清楚的基础上,符合领导的思想和表达方式。
那么职业秘书怎样才能拥有领导满意的文笔呢?
以下是小编为你总结的七大要点:
一,职业秘书文书写作首先是学习,学习优秀应用文体的结构。古人说,“书读百遍,其意自见”;我们还知道,写作的顶峰需要金字塔式的发展。只有“博览百家”后形成厚重的塔底,才能筑就坚实的塔尖。所有这些,都要求我们大量阅读不同行业的相关材料,汲取营养,分析其框架结构,了解不同场合所需的不同表达方式。
二,职业秘书文书写作其次是临摹,在实践中掌握其精髓。只有理论是不行的,正如菜谱是无法替代经验的。一个初学者只有认真学习菜谱,并不断实践积累,才能不断提高,做出一手好菜。写好一段材料,需要先临摹,求其形,然后反复修改,进而求其神。

如何提高秘书的办公效率

作为一名出色的秘书,要有效利用工作时间,提高办公效率应该从下几方面开始:
1、明确自己的工作任务和职责;
2、要区分常规工作和非常规工作;
3、动脑筋思考,分清工作的轻重缓急,判断工作的先后次序,重要的工作、紧急的工作先做,科学的有序的一项一项地完成工作任务。
4、巧妙地运用一些方法,合理分配精力,精明地利用时间,以提高效率;
5、使用办公辅助手段帮助组织工作;
6、安排工作要适应整个流程的正常运转,不间断、延误或降低团队的整体效益;
7、要遵照组织制定的规章制度和有关工作的承办期限,不能只凭个人想象和爱好安排工作;
8、秘书应尽量坚持记工作日记,通过时间和活动的详细记录,认真分析、评估自己利用时间的有效程度

秘书意识与气质的修养的讨论

秘书意识与气质的修养古时君王视秘书为股肱之臣。当今领导人用秘书如左膀右臂。秘书是领导人的智囊和助手。他辅助领导人从事各项管理工作,负有参政设谋,协调综合,督促检查,拾遗补缺等重大责任。秘书素质的强弱直接关系到工作质量与效率的高低,关系到党和国家方针政策的正确贯彻与各项事业的兴衰成败。因此,秘书人员必须具备较高的政治、思想、品德、智能、身心等方面的素质。但是,仅仅具备这些基本的素质,还不是合格的秘书人才,还不能说是一个精明能干的秘书。秘书要在领会贯彻领导意图的过程中与领导配合默契,使领导得心应手,并达到心领神会,挥洒自如的境界,仅有其基本素质显然是不行的,欲达到完成秘书使命的优化标准,还必须具备和培养良好的秘书意识和气质。
自我意识与角色意识的对立统一

秘书宝典十招

1、有些事要想到领导前边虽然你要听领导布置工作,但有些事情,秘书要想在领导前边,当好领导参谋。这样做,领导才会感到你是一个好秘书。2、领导布置的工作要提前交卷如写材料、搞调查等,一定争取按领导要求提前一点完成,对于按照要求完不成的任务,要提前向领导打招呼,使领导早有安排,免得被动。3、注意保密工作秘书和在领导身边工作的职员,知道好多机密事情,有的事要比其他群众早一些时候知道,一定注意保密,不能为了显示自己的优越,随意乱说。泄密的秘书是不称职的,而且会给领导添麻烦的。4、负责做领导与他人的沟通工作当领导与另外领导或其他人发生矛盾时,做秘书工作的不能在领导面前火上加油,而要做领导的思想工作,使其消气,并为领导向他人沟通,使矛盾尽快消除,别人会以为秘书的行动是受他的领导指使的。5、平时多给领导提供资料领导比较忙,有一些材料顾不上看,秘书就要将有关资料及时提供给领导,这会对他的决策有参考价值。6、善于听取领导意见对领导的批评或要求,要认真听取,不要因小事而同领导翻脸。有不同意见,可慢慢与领导沟通。7、不要轻易在领导面前告别人的状轻易告别人的状,影响领导对他人的看法,如果看错了人,领导会从内心埋怨秘书。最好,只同领导谈某些工作,不做那种议论是非的事。8、不向领导提过高的有利于自己的要求比如机关要分房子,秘书已经有了不错的住房,还想要一套。这样的事会使领导为难的。

领导发火时秘书如何对待

人都有脾气,谁都有发脾气的时候,终生不发一次脾气的人是没有的。其区别仅仅在于,有人脾气大,有人脾气小,有人是乱发脾气,有人故意用发"脾气"去达到一定的目的。老板是人,自然具有人的一切属性,即老板当然也会发脾气。就通常的情况来看,老板发脾气往往与工作有关,即老板们常常是有意无意地在用发脾气的手段去达到一定的工作目的。发脾气对于一般人而言是一种应该控制的不良情绪,但对于老板而言往往代表着一定的权威,这一点可以从战场上前线指挥员的行为态度得到验证。不少指挥员在激战时都是发着脾气指挥作战。发脾气往往能使对方产生心理震撼。而下属、员工的心里震撼,常常是老板希望看到的应激效果。假如,老板在指挥工作时,其指令不能对下属产生心理震撼,往往影响其工作效率。所以,就一般情况而论,权力越大的人其脾气往往也就越大。当然,所说的脾气是指理智控制下的"脾气",超过理智界线的"脾气"常常导致相反的效果。员工在与老板打交道、相处时,必须正确对待和妥善处理老板发脾气的问题。否则,要么会使老板小看你,要么激化以方的矛盾,从而使一方、或双方遭受不应有的损失。对待老板发脾气的正确态度是:只要老板不是有意侮辱人格,或故意找岔子,你应该以忍让为上。特别是当员工在工作上出了差错,老板为此发脾气时,你不仅应该忍耐,而且应主动表示认错或道歉。

秘书与上级之间交谈技巧

一般说来,人们在与自己同等级、同层次的人讲话时,表现比较正常,行为举止都会比较自然、大方。但是,在与比自己地位高的人交往时,就可能感到紧张;表现比较拘谨,并且自卑感强;相反,在与社会地位低于自己的人讲话时,就会表现得比较自如、自信,甚至比较放肆。比如,有的人在自己的上级面前从不敢“妄言”,在同一科室的也不多说话,可是在自己的下级或所管班组面前讲话时,则落落大方,侃侃而谈。有的则在一般人面前总是摆出一副能者的架势,可是一见到权威就显得十分驯服和虔诚。因此,上下级之间的讲话,上级要力求避免采取自鸣得意、命令、训斥、使役下级的口吻说话,而是要放下架子,以平易近人的方式对待下级。这样,下级才会向你敞开心扉。谈话是双边活动,只有感情上的贯通,才谈得上信息的交流。平等的态度,除说话本身的内容外,还通过语气、语调、表情、动作等体现出来。所以,不要以为是小节,纯属个人的习惯,不会影响上下级的谈话。实际上,这往往关系到下级是否敢向你接近。此外,上级同下级谈话时,要重视开场白的作用。不妨与下级先扯几句家常,以便使感情接近,打掉拘束感。上级同下级说话时,不宜作否定的表态:“你们这是怎么搞的?”“有你们这样做工作的吗?”在必要发表评论时,应当善于掌握分寸。点个头,摇个头都会被人看作是上级的“指示”而贯彻下去,所以,轻易的表态或过于绝对的评价都容易失误。

做秘书的三条秘诀

一、先做人,后做事。也就是说要成就一番事业,必须先具备做人的优秀品质。当然先做人后做事,是从主次地位上说,应该把两者统一起来,看成同一过程不同层次或方面。只有做事过程不同层次或方面。只有做事过程中见贤思齐、从善如流,才能夯实做人的基础,从而把事做好。二、敏于事,慎于言。敏于事即要手勤、腿勤、设想周到,起拾遗补缺的作用。慎于言即一定要以高度的责任感管好自己的嘴,不该问的不问,不该讲的不讲,工作中切忌夸夸其谈、言过其实。当然这与善于进谏,做领导诤友是两回事。三、博学不穷,笃行不倦。是否勤于学习,善于学习,学以致用是决定秘书工作质量的关键因素。人的一生就是一个不间断的学习与实践过程,也就是中国传统说法“博学之,审问之,慎思之,明辨之,笃行之,”只有这样才能适应新形势对秘书工作越来越高的要求。 

秘书办公桌的整理

秘书工作需要持续地集中注意力,因而要采取一些措施控制周围的嗓音,改善办公室的环境以减少精神分散。要根据工作流程和文件周转程序,对档案柜和办公台子的位置作妥善安排。秘书的台子上要把最为常用的设备如电话和日用品放在手头近便的地方。办公室的照明应当均匀地分布,避开强烈的阳光和阴影,但是光度要足够照亮整个台子。有95%以上的秘书都常为台子上堆满东西而苦恼,这里介绍一个保持台子干净整齐的有效办法。1、除了你手头事情以外,把台子上所有其它文件清理掉。手头那件事应当是你目前先要解决的一件事。2、所有其他文件都必须放在文件夹里或抽屉里,而且应当放在一个好找的地方。3、其它文件 不要放下你正在进行的工作中去;也不要做其它的很有吸引力的工作。4、一件工作转手后,再调查一下你的工作安排次序,然后开始做下一件最为重要的事情。5、早晨你上班前,当天首先要做的那件事所需要的资料都 要放在台子上。6、经常查看你的台子,保持台子整洁。有个调查报告说,一位经理每天平均要花三个小时阅看和答复信件。调查表明,大约有82%的经理说,他们没有时间去翻阅同他们专业有关的书报杂志,可是要跟上专业领域里的发展形势,对于管理都来说,这不能算是一个次要的事情。为了尽快阅读这些资料,采取他派阅读任务的办法比较有效。这种做法的好处包括:1、保证这些资料马上在有关人员之间传阅。

秘书职业的成长规则

提起秘书多数人会想到年轻漂亮的女孩子,也会认为那是她们吃“青春饭”的专利。实际上秘书作为一个行业已经形成了独特的行业特色,在国外顶级的秘书有两种:一种是高级决策层的成员,另一种被称为“PA”(personalassistant)私人助理。所以秘书并不是吃“青春饭”,而是捧着“金饭碗”。当你从前台秘书—部门初级秘书—中级秘书—高级秘书甚至升至助理、行政总监等位置时,秘书的发展空间实在很大。初级秘书之“七种武器”秘书并不像想象的那么轻松。所以,如果有意做秘书这行,那就必须先审视一下自己是否具备必要的素质:(1)具有细致、周到的思考习惯,一丝不苟的工作作风;
(2)办事条理清楚、记忆准确;
(3)忠心、诚实、不喧宾夺主;
(4)了解企业和公司的部门机构和人员配置,精通文秘工作的基本知识;
(5)具有较高的外语水平和文字能力;
(6)具有中英文打字等现代化办公手段;