文秘知识

写作商务信函并不要求您使用华丽优美的词句。所有您需要做的就是，用简单朴实的语言，准确的表达自己的意思，让对方可以非常清楚的了解您想说什么。围绕这一点，我们总结了几方面的内容，希望对您写作商务信函有借鉴作用。口语化每一封信函的往来，都是您跟收信人彼此之间的一次交流。人都是感性的，所以您需要在您的信函里体现感性的一面。然而很多人都有一种误解，以为写作商务信函就应该用一种特殊的“生意腔”，于是把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉。他们宁愿写“Your letter has been received”，“Your complaint is being looked into”而不是“I have received your letter”或者“We are looking into your complaint”。其实我们简单的来理解一下，每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗？只不过是把交谈的内容写到了纸上而已。多用一些简单明了的语句，用我/我们做主语，这样才能让我们的信函读起来热情，友好，就象两个朋友之间的谈话那样简单，自然，人性化。想象一下，如果您由于无法准时交货而在电话上跟您的合作伙伴表示歉意时，您会怎么说？我想您会说“I am sorry we cannot deliver the goods today”。

会议记录内容

第一是记录会议的组织情况、应写明：

1．会议的名称；

2．开会的时间；

3．开会的地点；

4．出缺席和列席人员；

5．主持人的姓名；

6．记录人的姓名；

7．备注；有些会议还要写清楚会议的起止时间（年、月、日）。

第二部分是记录会议的内容，这是会议记录的重要组成部分。

1。要写明发言人的姓名，发言的内容，包括讨论的内容，提出的建议，通过的决议等。必要时，还要记下表决情况（如全体通过或多少人同意，多少人异议，多少人弃权）。

2。记录还要记下会议的有关动态。如发言中的插话、笑声、掌声，临时中断以及会场重要情况等等。

3。会议结束，记录完了，就要另起一行写“散会”两字。重要的会议记录，要有主持人和记录人在正文结尾右下方签字。

4。会议的记录在方法上有详细记录和摘要记录两种。这两种记录，采用哪一种，要根据会议的性质和内容来定。

她们是被这样描述的一个特殊群体：外表靓丽、谈吐高雅，学历大本以上，都能讲一口流利的英语；多年的外企工作经历使她们具有良好的沟通、判断和预见能力；很多人持有外国护照，年龄偏大，月薪基本在8000元以上。这些白领丽人被称做“高级秘书”，包括跨国公司首脑秘书、董事会秘书、地区总裁秘书等。随着中国加入WTO，越来越多的外资企业进入我国，我国的秘书们正面临着与国际秘书行业接轨的现实，高级秘书已成为人才市场上的珍稀资源。

调查职业：高级秘书出场人物：常郁青，29岁，康柏（中国）投资有限公司大中国区执行秘书。谈起高级秘书比一般秘书高在哪里，常郁青有着不少的感触。她给出了高级秘书的七大“高”人之处。

第一高：综合素质要求更高常：每天下来挺忙碌的，但想起来可能都是一些平凡的小事。当老板和政府官员有一些重大会议和活动之前通常很繁忙。平时还会起草一些财务或者人事方面的的报告，帮助老板做一些决定。高级秘书是工作在老板身边最近的人，老板出差不方便看邮件时，他们要处理一些文件，有些需要马上替他去批复。所以和一般秘书相比，高级秘书除了能够讲一口流利的英语，熟练的使用计算机和拟写各种文件等硬件之外，它更应该具备良好的沟通、组织、协调、一定的决策能力以及解决问题的能力。

“会速记的人不一定是秘书，而秘书人员却应该掌握速记技术。很多国家的秘书工作是速记工作的同义语，有‘速记秘书’这个特定的职称。凡是从事秘书工作的人员，都要熟练地掌握实用性很强的速记技术。速记被列为秘书考试的内容之一，是作为秘书人员的录用或晋升的一个标准。”（《秘书职业技能培训鉴定教材·第四章速记基础知识》）由此可见，把速记作为秘书人员应该掌握的技能列为职业资格技能考试鉴定的内容，说明国家的有关方面已经重视速记在秘书工作中的作用。因此，国家劳动与社会保障部制定的《秘书职业技能标准》对初级秘书、中级秘书、高级秘书在“速记知识”方面提出了不同的要求。要求初级秘书“熟悉汉字快速记录与速记的基本原理与方法”，中级秘书“熟练速记与汉字快速记录法的知识”，高级秘书“掌握速记符号略写法的创制规则及应用常识”。初级的只是“熟悉”汉字快速记录与速记的“基本原理与方法”；中级的则进一步要求“熟悉速记与汉字快速记录法”在“法”上“熟悉”其“知识”；高级秘书则不能只停留在“熟悉”其“汉字快速记录法”与一般“速记知识”，而要求“掌握速记符号略写法的创制规则及应用知识”，强调的是掌握规则会“创制”并能“应用”，让秘书人员在学习速记知识基础上，结合实际工作需要去创制一些常用词、语、句的略写法。

起提前到达上班地点
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负责本人及领导办公场所卫生清洁
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领导文具、茶水准备、家具、物品有序摆放
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分拆信件、分送报纸
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领导到达时
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提示领导本日日程汇报有关事项询问领导本日日程
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督办重要事项，急事急办
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进行正常事务工作
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接听电话 接待来宾 资料整理 撰写文稿 打印复印 来往文件 领导随
并记录 并校对 收发传真 处理催办 叫服务

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领导临时交办的其他任务
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下班时间向领导征询需办事项
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确定是否陪领导或在家加班
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检查文件、锁具、电器、电源情况后下班 

作秘书、助理最重要的一点，我认为是在公司里，你一定要把自己的老板视为值得尊敬的“自己人”。“自己人”是什么意思？就是永远站在他这边，凡事以他的想法为主导。秘书的无限可能

记得我刚到广告公司，是当创意部大主管的秘书。由于我的直属主管是个作风严厉、人缘很差的人，但我很清楚所谓“秘书”的角色，一定是要站在老板这一方的！所以，我仍然很忠心的帮他做事，三个月之后，我帮他完成了很多事情，他开始授权我去做一些创意部媒体公关的事情，同时，因为我必须翻译所有公司内部给他的英文文件，对于每个广告客户的策略及执行都会涉猎，也就是这个机缘，让我后来迈向行销之路。　

学会顺、转、和

作为一个秘书，要试着了解老板的立场，并从老板的角度看事情，更重要是支持他。老板因为肩负全部的成败责任，主观意识一定是很强，此时做员工、幕僚的，即使有不同意见，还是要以顺从的心来沟通才对，不应该坚持固执。我认为无论是作为一个秘书或是其它幕僚，即使和老板有不同意见，也应该以技巧的方式来提醒老板、婉转沟通，不论最后老板是否接受你的意见，还是要尊重他是你的老板这个事实。当然，如果你真的能用他的角度来理解事情的时候，往往会发现，他的想法其实并没有错！

配合上司的时间

提起秘书，很多人的脑海里就浮现出俊男美女的形象，不仅用人单位对秘书的年龄有着严格的限制，就连很多应聘文秘工作的求职者也表示，秘书只能是个暂时的工作，将来有了更好的机会再转行。难道秘书就是吃“青春饭”的工作吗？未来人力资源市场将对秘书提出什么样的要求？秘书需要做什么？在人才市场，22岁的刘小姐想找一份秘书工作，她对记者说：“我觉得秘书就是端茶倒水接电话，然后再做一些简单的电脑操作，就有点类似于后勤吧。”长春某人才市场的王先生告诉记者，抱着这一想法的求职者还真不在少数。吉林大学文学院的张教授告诉记者，一个秘书所负的职责对企业来说是非常重要的，既要领会领导意图，为领导分忧，又要顺畅下达，起到上下联系的桥梁纽带作用，可是目前大多数求职者显然对秘书这一职业的理解太过简单。长春经济技术开发区某公司的王经理告诉记者，老板们对自己的秘书不太满意，原因是老板们认为他们的秘书虽然“硬件”比较好，但一些内在的东西太少，老板与秘书之间的配合以及秘书的待人接物，并不能达到老板的要求。谁阻碍了秘书“职业化”？记者在人才市场上粗略调查了一下，许多用人单位给秘书的工资大都为800元左右，而且对秘书这一职业的年龄有着一定的限制，有的单位甚至对婚姻状况也做了严格的限定。

文秘须知

一般写“高举旗帜”即可，至于什么旗帜，不写。大文件最多在开头写一次。其它如“坚持原则”“严守纪律”“把握尺度”同上。不仅节省笔墨，更可免去争议。

小康以经济目标为主，法治面广而难。2020年前建小康，提法要与中央一致。

大部分老百姓关注民生，少部分精英鼓吹民主。行文从民生展开，深浅不犯错误。必须谈民主，要逐条请示领导。

公平无一定之规，是否公平上面说了算，文件好落实。如执法公平，分配公平。公开易留把柄，日后被上下追责。可笼统带过，不作承诺。

发动群众用“解放思想”“打破框框”之类，不用“思想自由”“言论自由”等普世词汇，切记。开会“自由发言”改为“自愿发言”。(“民主生活会”改为“协商民主生活会”?)

秘书如何安排工作

做为一名新进秘书，只要每次做好上级交代的各项工作，便算是完成任务，什么也不必多想，最重要的是谨守本份，逐一完成差事。　可是到了第二年或第三年，就再也无法如此轻松。不但责任范围扩大，工作累积繁杂，往往每天加班还不见得能够做完工作，结果不是事情没有办完，便是错误不断。既然如此怎么才使工作顺利进行呢?答案很简单，从一开始便做到计划的调配，即有条不紊的安排一切，以便循序渐进的完成工作。

1、掌握工作的整体情况：若是忽略了这一点，而错把目光集中于特定细节，会忽略真正重要的部分。惟有对工作有通盘的了解，才能进行有效率的规划。

2、善于借助他人的力量：这里指的是他人，包括后辈、资深同事和上司等，借助他人的力量运用在工作上。　为了便于得到他人的帮助，平时待人处世的态度非常重要。若能建立良好的人际关系，广结有缘，那么办起事来自然方便许多。

3、了解自己的实力：譬如准备熬夜是否能完成工作，需要多少睡眠才能恢复精神等等，知道自己的能力极限，方可有效地建立工作进度表。

4、尽快完成他人的委托：受人之托，忠人之事，虽然不一定属于自己的工作范围，但是与其浪费时间，不如尽快完成，一方面表现自己的责任感，另一方面也可让对方相信你确实为他尽心尽力。

文秘须知

(一)、基本素质

1、 身体素质:健康的身体应该是做好任何工作的一个重要前提。要有一个健康的体魄。身体状况不佳的人是不能胜任秘书工作的。

2、 心理素质:要时刻保持良好的心态,心理状态要正常,不要被情绪所左右。每一天都应以平和的心态从事自己的工作。一个有着心理障碍的人,一个对社会充满仇恨的人,一个喜怒无常的人是不可能做好秘书工作的。

3、 思想素质:这是更高的一项要求,作为现代社会的高级管理人员,在一个国际知名的机构里工作,应当具有爱岗敬业精神、实事求是精神和开拓创新精神,此外,还应具备博大的胸怀、宽广的视野和高度的社会责任感。

在现代社会里,人们的工作生活的节奏加快,社会的变化日新月异,外边的世界很精彩,几乎每天都有令你感慨的事情发生,且不说每天的国内外形势,就在我们身边,就会经常有一些新奇事、突发事,今天你的一个亲戚玩股票挣了大钱;明天你的一个朋友倒房地产亏大发了;昨天,你的哥们当了大官,前天,你的一个熟人因腐败问题露馅,进去了。。。。。。这些都会令你感慨,但不要受各种情况的影响,不能看人家发财了,就想到,做人就得胆大;而一看到出问题的,马上又一转念,做人还是谨慎为好!

(二)、业务素质