文秘知识

秘书人员的专业能力，主要是指语言文字应用能力、组织能力、判断能力、应变能力和社交能力。
（一）较高的文字水平。秘书人员工作中的一个重要任务，就是从事大量的文字工作，几乎天天都要修改或草拟文稿。因此，秘书人员必须具备扎实的文字功底，不仅要精通语法、修辞和逻辑知识，还要掌握一定的写作规律。汉语词语浩瀚，文体广博，这为文字工作者提供了良好的条件。但是，写作是一种综合能力的表现，要做到内容与形式的统一，既要有好的表现形式，又要有充实的内内容，并不是一件轻而易举的事。这就要求秘书人员加强写作实践，熟练掌握各类公文的特点、写作要求和语言表达技巧，随时注意积累资料，不断提高写作水平。要注意文风的改革，培养洗炼的文字表达能力。
（二）较强的组织能力。现代的秘书人员，既不是那种整天伏案看文件、写文章的纯“文牍性”人才，也不是那种只会“捆捆扎扎、收收发发”的简单劳动者，而是具有一定的组织和管理能力的人才。根据职责的要求，秘书人员经常要按照领导的意图组织各类活动，如果缺乏一些现代的、科学的组织管理能力，就无法把工作搞好。对此，秘书人员一方面要通晓办事的渠道，提高办事的效能，平时多接触一些具体事物，处处留意他人和自己的上级是如何处理问题的，不断增加自己的阅历和经验。另一方面要用系统的观点，统筹安排工作。
（三）准确的判断能力。

秘书工作有上传下达的任务。公司里的人际关系是最复杂、最难处理的。一个领导面对众多下属，他的某些决定肯定不会得到所有人的认同，总会有人不满。比如奖金问题、晋升问题，触及到大家的切身利益，反应肯定不同，肯定有人怨声载道，情绪反常，思想产生偏差，他们往往都把矛头直指领导。如果领导这时出来调停，只会正撞在枪口上，不会平息员工的怨气。这时秘书来疏导同事的怨气，可能会起到意想不到的效果。实际上就是维护了领导的威信。因为大家都处在同样的位置上，讲起话来也比较方便些，也比较有共同语言。帮助当事人分析其中的原因，找到解决的办法，指明怄气只能给领导留下更坏的印象，于自己有害而无利，可以说，心态正常的人都会接受这种忠告的。那么你就尽自己所能，不仅消除了领导与下属之间的隔阂，而且维护了领导的威信，领导知道了，肯定会感谢你为单位的团结所做出的努力。特别提示，秘书工作不要把自己摆在领导的位置。

隐私权的概念和理论首先是由美国学者于1890年提出的，隐私权被视为一种民事权利并受法律的保护，完全是现代法律制度的产物。所谓隐私权，实际上就是自己个人私事，个人信息等个人生活领域的事情不为他人知悉，禁止他人干涉的权利。作为领导者，由于其工作身份的特殊，不但是各类传媒而且是大众关注的热点。因此，作为领导者身边的秘书人员，维护好领导的隐私权，不但是工作本身的需要，而且也是对秘书人员的人格要求

不论男女，当职位高的人或年纪大的人进来时（无论是男的还是女的）都应该起立。客人或客户进来时应该起立。为了节省时间，在助手进来时不用起立，除非他是新来的人，您需要向他自我介绍。同事进来时，不论他是男的还是女的，年纪大的还是小的，您不必起立，除非是第一次需要介绍。握手时如果一方站着，一方坐着，握手时，坐着的一方要站起来，除非年事较高或身体不适（应说明情况）。在正常情况下，坐着与人握手是不礼貌的。 

编语：在老板身边做事，任何时候都要学习对自己分外的事守口如瓶，尤其在一些与同事私生活有关的话题上。滴水可以穿石，在关键时刻你必定会意识到同事们的信任是多么的宝贵。

工作间里一些小打小闹式的玩笑无伤大雅，但要警惕它们发展成为令人望而生畏的闲话乃至伤人的谣言。很多不懂得三思而后语的人无意中成了各种流言的推波助澜者。“我的一名记者同僚总是有事没事到我桌前大谈特谈编辑主任的‘性丑闻’，你想，那么敏感的场所，那么敏感的话题，真叫我不知如何是好。”29岁的新闻工作者静怡抱怨，“她的消息来源是否可靠先不说，她从来就不在乎我对她那一箩筐的‘内幕秘闻‘感不感兴趣！”如果你极其热衷于传播一些低级趣味的流言，至少你不要指望旁人同样热衷于倾听。那些“道不同不足予谋”的同事迟早会对你避之惟恐不及。即使你凭借各种小道消息一时成为茶水房里的红人，但对一个口无遮拦的饶舌者，永远没有人会待之以真心。　

拯救方案　

学习守口如瓶，尤其在一些与同事私生活有关的话题上。记住，滴水可以穿石，在关键时刻你必定会意识到同事们的信任是多么的宝贵。

每当旁人问及你的近况，你可会习惯性地回答：“不太好。是这样的，你听我说。”把生活中的创伤和痛苦作为谈资，是否真能使你从中得到缓释?请注意：一个可怜的人通常也会是一个孤独的人，因为没有人愿意和心理上的弱者交往。“坐我旁边的一名女同事腿上有块地方蜕了皮，我可不敢问她怎么回事，”一位26岁的市场助理舒萌说，“我知道只要开口一问，她准会从交通状况谈到个人医疗保险，没半小时完不了。”相信你的初衷并不是想要得到旁人的同情，因为同情和尊敬在某些事情上是不能兼容的，很难两全其美。再说，如果旁人觉得你连自己的生活都处理得一团糟，工作能力又能好到哪里去呢?　

拯救方案　

把你那些悲伤的故事收起来，“祥林嫂”在旧社会尚还不受欢迎，何况现在?与其倒自己的苦水，不如关切同事们的近况，对他们的困难及时提供力所能及的帮助。

攀贵的这号人不太注重与下级甚至同级同事的交往，时时在伺机捕捉任何一个能趋炎附势、令自己一步登天的机会。人往高处走，这是一种普遍心态，但倘若做得太过火，“马屁精”的绰号恐怕是逃不掉了。“我们部门几个同事一直都聚在同一张桌上共进工作午餐，除了一个叫美琪的，每次她总是孤傲地独坐一隅。”25岁的外企行政秘书伊虹说，“有一天，公司的副总裁亲临餐厅和我们一起进餐，美琪眼尖，飞也似地挤到了我们的身边，一来想营造一个‘合群’的好印象，二来有机会和副总裁套个近乎。恶心！”　

拯救方案　

应该对所有同事一视同仁，包括那些从底层干起的办公室新人，对他们抱以真诚的尊重和欣赏。俗话说：真人不露相。你永远无法预知那些寂寂无闻的小人物背后一定就没有大人物撑腰，或是他们绝不会对大人物们产生影响。再说，如果老板感觉你处处树敌，这种印象对你毫无裨益，哪怕不喜欢你的人在公司里无足轻重。

纪茹，一位27岁的公关助理，就是通过“惨痛”的教训领悟到这一“真理”的。办公室里新来了一名在纪茹眼中极不称职的新同事，纪茹自然轻而远之，可是最后竟发现那人是总经理的侄女！“我怎么会想到她是老总安插在公司内部的‘线人’呢！”纪茹后悔不已，“她肯定没少说我坏话，要不我怎会在助理的位子上一呆就是2年多！”

做秘书同做其他专业工作一样，需要一些基本功底。这些基本功底，就像盖楼的地基，越厚实越牢固，对做好工作越有利。

从我的多年体会看，在秘书这个岗位上，起码要打好六个方面功底，就是政治理论功底、逻辑思维功底、政策法规功底、经营管理功底、专业技术业务功底和公文写作功底。

政治理论功底，是说秘书应当懂一点儿哲学和政治经济学的知识。有些人觉得企业秘书懂不懂哲学和政治经济学，对其工作并没有多大关系。我认为这个看法不大正确，我倒觉得秘书必须要懂哲学和政治经济学，这是秘书功底基础的基础。其中的道理很简单，因为秘书是需要有一定思想水平和理论水平的，否则无法把文章写好，而哲学和政治经济，是秘书提高思想水平和理论水平必不可少的知识。我年轻的时候在这方面没少下工夫，主要靠自学，看一些教科书，涉猎一些原著，由于文化低，好多问题弄不明白，但有一股钻劲儿，硬啃，逐渐明白了一些原理。现在回过头看，没有白学，对我做好秘书工作起到了终生受益的作用。所以我劝搞秘书工作的朋友，在学习哲学和政治经济学上应当下一番大的工夫。

“有大量的特殊情况需要我们秘书凭直觉来处理。比方说上午十一点钟，领导正在会见客人，一个客户公司的秘书电话说，原定于今天下午两点，他们的老总到我们公司来会谈，由于种种原因，他们的老总脱不开身，希望我们的老总到他们公司去谈。下午能不能过去，请马上答复他们。在这种情况下，就要求我们秘书在向领导汇报之前，凭直觉拿出自己的腹案，因为给领导考虑的时间也不多，而且在这种情况下去请示领导，领导的脑筋也不一定一下子就转得过弯来，也会感到左右为难。要在很短的时间内作出判断，只能凭直觉了。又比方，领导正在开董事会，外面来了一个找领导的电话，说是很急很重要。在一般情况下，开董事会这种很重要的会议时是不能接电话的。在这个时候，你就得凭自己的直觉判断，是不是把电话转给领导。如果你公事公办，把电话推了，让领导知道了，他就有可能要训斥你，因为也许他整整一个上午都在等这个电话。”“秘书的直觉从哪里来？”小石开始感到秘书工作的不容易。“秘书的直觉来自常识和经验积累。”孟姐说，“如果秘书平时对领导工作的职责、负责的范围、思考问题的方法和为人处世的态度有比较多的了解的话，就能很快作出判断，向领导提出自己的想法。没有丰富的常识和经验作储备，你就产生不了正确的直觉，一遇到特别一点的情况，你就只能把矛盾上交，让领导自己一个人去为难。”

（一）公文格式的规范化　

公文既然是人类处理生产劳动和社会活动的工具，人们周围所发生的一切事情都要通过公文这个工具来进行管理和处理。由于公文工作是一项普遍性和基础性的工作，因此不能削弱，只能改革和加强。这样公文的规范化和处理工作的制度化就提到议事日程上来了。所谓公文规范化，指的是根据公文的约定俗成或是明文规定的规格标准。规范化就是制定公文的全面系统的规格标准，使人们的工作行动合乎这些规格标准。所谓制度，就是要求大家共同遵守的办事规程和行动准则。公文处理的制度化，对公文处理的全部活动都定出具体的处理规范，并且保证这些规范的正确顺利的实施。使公文处理依法进行。《办法》就属于国家行政机关公文处理的法规性文件，也就是国家行政机关公文处理中需要共同遵守的制度。经国务院办公厅提出的1999年由国家技术监督局批准发布的《国家行政机关公文格式》国家标准（GB/T9704—1999），把我国的国家行政公文格式纳人了国家标准体系，使我国国家行政机关公文规范化、标准化。　

（二）公文格式的法定性